管理成功的远程ERP实施的提示

在许多企业被迫暂停或减慢运营速度之际,我们的许多客户正在运送比以往更多的产品。我们公司为全球制造商和分销商生产企业资源计划(ERP)软件。我们与之合作的供应链领导者正在努力保持原材料到位,生产人员到位以跟上订单,同时还要兼顾家庭生活和远程工作的挑战。

已经计划今年实施ERP的客户现在想知道他们的项目是否可行。我们听到的最常见的问题包括:是时候采取一项复杂的内部倡议吗?甚至无需您的任何团队成员就可以远程完成ERP项目吗?如果是这样,怎么办?

由于我们已经在危机发生之前远程完成了大部分实施工作,因此我们能够轻松地调整流程,并通过成功,完全远程的ERP软件发布来指导公司。

如果您的公司正在考虑尽快管理ERP实施,那么以下是我们最近几个月学到的一些最有价值的经验教训。

了解您的团队的带宽

每个公司都不一样,只有您的团队才能确定现在是否是升级ERP软件的合适时机。它将需要初期投入的资金,时间和资源,但是如果操作正确,它将简化您的所有操作,从配方和产品开发到生产,运输,仓储,销售和会计。

在决定推进ERP项目之前,请确保您对团队承担该项目的带宽有很好的了解。您的团队承担其他职责的能力是什么?谁来领导这个项目?一些公司发现,由于他们的团队很大一部分在家工作,因此许多人有更多时间用于基础设施项目。现在,像这样进行一个项目可以确保您的公司在世界最终恢复到更正常的时期时处于有利的增长位置。

拥抱技术以提高效率

尽管我们的团队传统上是远程管理大约80%的ERP实施,但直到最近,我们仍然派遣团队成员到客户的工厂现场进行以下三个关键事件:项目启动,会议室试点和上线发布。现在,我们正在使用GoToMeeting和启用了网络摄像头的平板电脑等工具远程进行整个过程,我们很高兴发现此过渡带来了一些意想不到的好处。

• 项目启动

之前:我们将三到五名团队成员送到客户的工厂工作了两到四个完整工作日。每天通常会与关键团队成员进行广泛的会议。我们的目标是更好地了解他们的关键业务问题,并开始绘制其ERP项目的详细信息。

现在:我们正在与每个职能领域的负责人(生产,仓储,采购,销售等)进行短暂的会议(持续一两个小时)。由于我们与每个人只有有限的时间,我们一直在更专注,更有成效的对话。每个领导者都可以在平板电脑上使用网络研讨会功能,对我们的功能区域进行虚拟参观,并评论实时发生的事情以及它与ERP的关系。

要点:与主要参与者一起预留短暂的专用时间,而不是试图花费多天时间来启动项目。当您只有一个小时的会面时间时,人们会更愿意消除干扰并全神贯注地完成任务。

• 会议室试点

之前:上线活动的两个月前,我们的团队成员去现场帮助客户测试在业务生命中表现出标准的场景。我们通过新的ERP程序帮助他们模拟了业务实践,以确认一切正常。

现在:我们使用实时网络摄像头屏幕共享来帮助我们的客户测试新的ERP平台,提供反馈并解决出现的任何问题。我们发现,此过程在虚拟环境中和在现场一样有效。

总结:对新的ERP软件进行实时仿真(远程或现场),以便关键的涉众可以提出问题,解决障碍并评估成功。为客户提供面对面或虚拟的选择可以帮助他们更好地管理其资源和预算,同时仍然获得相同的价值。

•上线发布

之前:我们派出1-5个团队成员为客户提供支持,因为他们已转换为新软件并开始实时使用它。

现在:在发布之前,我们建立了一个由我们团队监控的支持热线。如果客户遇到任何挑战或问题,他们可以随时进入正在进行的网络研讨会以立即获得帮助。我们还会安排与每个功能区域所有者的15分钟站立会议,以实时检查和解决问题。热线电话会议和站立会议对我们的团队和客户都非常有利。当我们在现场管理发射时,有时会被扑灭小火而不是看大图。远程流程可帮助我们确定问题的优先级,并专注于总体实际目标。

要点:为每个职能区域所有者分配时间来评估他们的发射任务,并指出积极的结果和潜在的风险。退后一步,确保您仍然符合大目标。

ERP实施是整个团队的一项主要工作,但如果执行得当,这是一笔值得的投资。借助技术和团队的毅力,您可以顺利成功地远程启动ERP。

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