PPM要求:项目组合管理软件的主要功能是什么?

在当今企业环境中的任何地方,您都会看到正在进行中的项目以及正在进行中的项目–或过去的截止日期。随着整个组织中数十个甚至数百个项目的开展,对项目组合管理的需求已变得与交通信号和信号标牌一样变得必要,这些信号和标牌可以防止道路变得疯狂。项目组合管理软件等同于这些标志和信号。PPM软件提供了在达到项目目标的同时优化资源,管理风险,提高项目绩效和削减成本的功能。在整个组织内实现更高效,更有效的项目的第一步是制定PPM要求。

什么是项目组合管理?
项目管理…项目组合管理–听起来很相似。那有什么区别呢?提示:“投资组合”会告诉您所有您需要了解的内容。

这个词可能使我想到了一个物理作品集,艺术家或图形设计师将其作品的几个样本保留下来。进一步说明该图,您可以将项目管理视为工程图之一,而项目组合管理是使每个工程图井井有条的方法。

PPM软件是项目经理监督组织内各种当前和未来项目的方式。项目组合管理的目标是提供从财务到资源的详细信息的全面视图,并显示项目之间的关系。这使高管和经理可以鸟瞰,因此他们可以根据业务策略比较和确定项目的优先级。

这有点像在Google Maps上跳动并缩小地图,以便您可以看到整个地球。您会体会到国家,大洲和海洋如何相互融合以创造大局。

另一方面,项目管理软件可帮助您管理单个项目。PM解决方案就像足球队的进攻和防守协调员一样-他们专注于一个特定的目标,而不是执行整体策略。

PPM要求清单:核心软件功能
您会注意到PPM软件和项目管理软件之间有很多重叠之处。但是,存在差异。大多数主要系统(例如Microsoft Project)都包含满足这两种需求的工具。但是,较小的系统只能提供特定于项目管理的功能。

在开始之前,我想强调一下,这是一个一般列表。并非每个软件都有每个元素。

此外,在为您的公司选择正确的PPM软件时,重要的是集中精力满足您的特定需求的需求,而不是寻找一劳永逸的解决方案。不要让供应商或功能列表为您做出决定。花时间在内部进行讨论并了解系统之外的需求。

希望该列表对您有所帮助,以便您知道要考虑哪些PPM要求。

风险管理
根据Bilbo Baggins的说法,走出家门是冒险的生意。在商业世界中,真正的危险是无法正确评估和管理潜在风险。

风险管理是PPM软件的关键组件。您需要了解每个项目(无论是正在进行中的还是计划中的)如何影响整个项目组合。通过对项目进行分组,您可以快速评估哪些项目风险太大,或者单个项目的某些方面是否发出危险信号。

那么,哪些工具可以帮助您做到这一点?

可视化工具对于显示可能影响更大投资组合的潜在项目风险特别有用。甘特图为您提供了项目各个组成部分的高级视图。

通过显示阶段和任务相关性,它们使您可以确定差距或问题并采取必要的步骤来减轻存在的任何风险。您可以监视每个任务的进度,以密切关注项目的整体运行状况。

风险登记册是另一个有用的风险管理工具。您可以选择创建一个详细说明可能存在的风险的电子表格,例如电子表格,然后将其加载到软件中。但是,缺点是风险不是一成不变的,这意味着您需要相应地不断更新跟踪器。

最好使用已经集成的工具。这样,您的整个团队都可以轻松访问,编辑和添加附件。

PPM软件还允许您建立矩阵以从定性的角度看风险。换句话说,它显示了风险的可能性和影响范围,通常是从低到高。

例如,假设您的团队正在建立一个新网站,并且需要从旧网站迁移所有内容。开发团队忙于其他任务,因此极不可能按时交付测试站点。而且由于其他任务要等到开发人员完成测试站点后才能开始,因此会影响项目的其余部分。

快速查看极有可能发生并对项目产生重大影响的风险非常重要。这些见解使您可以采取措施减少高风险情况。它们还有助于确定哪些风险需要紧急关注,哪些不需要。

财务管理
项目因两件事而臭名昭著:花费比计划更长的时间,消耗预算。将其扩展到包括每个当前或计划中的项目,您就会明白为什么管理投资组合的财务如此重要。

仪表板是PPM软件帮助您保持财务状况的一种极好的方式。它们使用饼图,图形等以直观,彩色的方式显示信息。使用仪表板,很容易获得关键KPI和指标的概述。

管道管理
管理管道就像确保为草坪提供适量的水。太少了,一切都干了。太多了,它淹没了地面。

组织的项目也是如此。如果您想保持整个项目组合的顺利运行,则不能忽略管道(也就是正在进行的项目)。增加太多,您可能会遇到资源问题,因为没有足够的合格工人来解决所有所需的任务。您的预算和团队不是无限的,因此重要的是从战略上生成正确数量的项目建议,同时确保它们有助于总体业务目标。

PPM工具可以通过两种主要方式提供帮助。

首先,带有请求表。这些使您可以监视所有传入的请求。建议的开始日期和结束日期以及预期收益等详细信息可帮助您确定对业务最关键的请求的优先级。

视觉布局也很有用。时间线,图表和日历都以易于理解的格式为您提供了管道的缩小视图。您可以跟踪每个提案或当前项目的状态,以帮助调节整个组织的流程。无论使用哪种特定功能,它们都可以用作集中式中心,您可以在其中监视项目的流程。

资源管理
没有人来执行项目以及设备或材料来执行任务,就不可能发生项目。这就是为什么管理资源是PPM工具的主要要求。虽然资源管理(也称为资源分配)可以涵盖从人员到设备再到财务的所有内容,但出于我们的目的,我们将重点关注前两者。

为了说明正确管理员工队伍的重要性,请描绘一个繁忙的建筑工地。工作人员正在建造新的公寓楼,而您则负责监督运营。每个元素(电气,管道等)都是其自己的项目。

PPM工具的优点在于,它们使您可以栖息在工作现场上方,因此您可以看到正在发生的一切,而不会从地面上看到有限的视野。从这个角度出发,在每个项目上保持标签,并首先将工作人员分配给最紧迫的工作,要容易得多。

当您一次管理多个项目时,确保您不会使团队成员超负荷至关重要。同样重要的是需要根据项目优先级分配资源。使用图表,日历和其他视觉布局,您可以准确地进行容量规划,并随着项目的进展实时更新信息。

更换管理层
当您需要更改项目时会发生什么?根据范围的不同,它可能会在整个投资组合中造成连锁反应,从而延迟其他项目并增加预算。

变更管理工具将使您能够应对这种情况,而不会危及每个相关项目。

管理变更请求的基本部分是来回通信。PPM工具提供了一个平台,您可以在其中将所有通信保持在一个位置。一些解决方案与移动设备和电子邮件集成,以提供更大的协作。

随着来自多个项目的请求的流传,将其组织起来是一项艰巨的任务。PPM软件提供了一个中央存储库,因此您可以花时间管理请求,而不必试图跟踪所有请求。然后,您可以决定是否批准请求并相应地更新投资组合信息。

也不必担心新需求,项目调整和更多的收获。您将完全了解更改如何影响预算和时间表,以便您可以主动解决任何问题。

报告与分析
项目组合管理的目标是优化组合中的每个项目。因此,必须能够分析数据并有效地生成报告。

我们已经谈到了报告的许多不同目的,但是值得一提。可以将它们视为温度计,它们可以随时给您清晰地了解投资组合的状态。

报告的真正功能是使用可视化工具汇总关键业务信息的能力。这使高管,经理和其他利益相关者可以轻松查看投资组合的内幕,并深入研究特定的KPI,例如ROI,CPI(成本绩效指数)和资源容量。

通过定期检查,您将了解趋势。例如,如果特定类型的项目显示出超出预算的历史趋势,那么您会知道将其识别为较高的风险或分配了更多的预算空间。结果?更明智的计划和更好的决策制定。

商业智能工具是使报表保持运行并使您能够构建这些签入的动力。分析功能可帮助您了解整个投资组合中流动的所有原始数据,并简化分析过程。这对于大型投资组合而言尤其重要,在这种投资组合中,手动跟踪所有内容将构成飓风中的鸡蛋。

实施挑战
项目组合管理软件很棒-但与任何软件实现一样,它也不是没有挑战。要意识到的一件事是,许多问题源于人员问题,而不是您所实施系统的复杂性或缺陷。请记住以下几点:

组态
管理项目组合非常复杂。这意味着您使用的软件必须能够处理大量变量。PPM工具功能强大,并具有一系列功能。不幸的是,这意味着它们可能很难配置。

鉴于解决方案仅在您可以根据自己的需要来调整时才有用,所以这可能会导致实施障碍。而且,如果您需要企业级解决方案,则使配置游戏变得更加困难。

合作
项目组合管理将您所有的项目集中在一起。其中包括这些项目的各种经理以及投资组合经理。投入财务和P​​MO(项目管理办公室)等部门,厨房里有很多厨师。

他们都有自己的期望和做事方式。使每个人都在同一页上以执行有效的项目组合管理可能是一个挑战。

通讯
或者更确切地说,缺少它。您的团队需要知道您的公司为什么选择进行更改以及这些更改对他们的影响如何。

假设您想提前了解更改及其背后的原因。您可以解释一下新的PPM系统如何使您的组织提高项目效率并将成本降低15%。反过来,您将分享如何将人们从繁重的任务负担中解放出来,并为季度公司郊游创造预算空间。

没有适当的沟通计划,您很容易会遇到许多组织问题。而且这些漏洞比软件漏洞更难修复。

更改
我们自然倾向于抵制变化。如果您要推出新系统,可能很难让所有人都参与其中。这就是为什么上述步骤很重要的原因。这也是为什么您需要制定计划以成功组织变更的原因。

目前的做法
实施的成功很大程度上取决于当前项目管理的状态。在着手管理整个产品组合之前,必须有可靠的PM实践。PPM软件从各个项目的子级别收集数据,因此您需要确保以有组织的方式捕获正确的信息。

成本
根据组织的规模,PPM系统的成本可能会带来挑战。能够无缝处理数百个项目的强大解决方案绝不会便宜。培训和维护是持续的费用,在查看软件的TCO时应考虑在内。

结论
PPM软件扩展了项目管理工具的功能,使您的公司从开始到结束都可以完全控制所有项目。借助报告,仪表板以及计划和财务工具等丰富功能,您可以减轻风险,使项目与关键业务战略保持一致,有效地确定优先次序等。

此PPM要求清单的目的不是让您在搜索解决方案时打勾。而是要画出轮廓,以帮助您进行搜索。

为了帮助您选择最适合您公司需求的正确系统,请查看我们的免费需求模板。使用优先级来定制模板,并减少将正确的PPM工具与您的独特需求配对所需的时间。

 

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