项目管理软件评估:如何找到正确的解决方案

管理项目就像经营一个有五个孩子,一只猫和一只宠物仓鼠的家庭。保持一切井井有条,平稳运行,就像击败Thanos一样是不可能的。

使用正确的项目管理工具,您可以避免混乱,按时完成任务,始终知道资源的可用性以及许多其他好处–所有这些都来自直观的界面,而不是Excel单元格和选项卡的黑洞。

问题?有很多供应商可供选择,做出选择似乎就像使您的项目步入正轨一样艰巨。

本文将帮助您消除混乱并专注于真正重要的事情:找到您的团队可以使用并且会喜欢的PM软件。这是我们要去的地方:

概述您的需求和目标
寻找不可商议的特征
确定成本
测试软件
评估供应商
让我们开始迈向有组织,有效的项目管理的旅程!

评估程序
在评估项目管理软件时,这是成功的五个关键:

1.概述您的需求和目标
决定投资项目管理软件并不等于下班后思考,“您知道吗?我要晚餐吃披萨。” 还有更多的东西,如果您首先知道要寻找的是什么,您的评估就不会那么复杂了。

为了获得成功,请让您的团队尽可能多地参与此步骤。他们的观点很有价值,而且由于他们将使用该软件,因此了解有效执行所需的知识非常重要。

首先问以下问题:

我们目前面临哪些障碍?
您可能已经熟悉团队所面临的挑战。这就是导致您首先寻找项目管理软件的原因。即便如此,写下您的确切问题仍然很好。

具体而具体。也许您没有办法查看每个团队成员的工作量,所以他们经常忙于执行任务。或者,也许您与客户进行了广泛的合作,但是沟通过程很混乱,您花费了数小时来浏览电子邮件。

无论您的情况如何,都可以将其放在纸上(或白板,平板电脑等)上。当您开始逐项检查时,您可能会对发现的结果感到惊讶。有些问题很明显。其他人可能需要进行一些挖掘才能发现,但最终的努力将获得回报。

没有什么问题可以解决的,尽管最好按重要性顺序对其进行排名。这将帮助您稍后区分必要功能和完善功能之间的区别。

说到……

我们需要什么功能(不仅仅想要)?
这很棘手,因为从表面上看,很容易假设所有事情都同等重要。在评估软件时,这是一个危险的地方。

将这种思维方式带入您的搜索中可能会导致您失望,因为您的期望值太高,或者导致预算被淘汰-您的需求越高,成本就越高。

使用提出的挑战和需求清单来指导您。创建一个在一行中逐行细分的电子表格可能会有所帮助。然后在相邻的列中包括哪些特定功能将解决这些问题。

例如,如果您面临的挑战之一是缺乏对整个项目的可视性,那么仪表板和报表将是解决该问题的两个关键功能。

什么适合我们的团队?
你完全偏僻吗?仅在办公室?组合?您的团队的结构将帮助确定哪些功能上升到需求列表的顶部。如果您都是远程工作,则用户访问和强大的协作工具将不是可选的。

您团队的规模是要考虑的另一个变量。对于不同的团队规模,某些产品具有最低的用户数量或不同的价格点。

您还需要考虑团队的背景。他们以前都使用过项目管理工具吗?如果是这样,您可能希望查看具有更多功能的产品。

如果您的大多数或全部团队是PM软件领域的新手,那么简单便是您的朋友。您需要可以解决挑战的解决方案。但是,获取过于复杂或功能过于丰富的软件将妨碍您的团队发挥最佳性能。他们会忙于导航复杂的系统,而不是使用工具来指导他们的工作。有时候,少即是多。

最后,寻找适合您团队方法的软件。例如,如果您位于敏捷阵营中,则需要查看包含看板或Scrum板的产品,以可视化方式跟踪任务并构建冲刺。

2.寻找不可商议的特征
每个产品都是不同的,但是大多数产品都具有健康的项目管理功能。在访问了一些供应商网站之后,您可能会很容易为他们吹捧的功能所淹没。(无论如何,webhooks还是什么?)

在评估选项时,记住您的需求很重要。当然,该软件可能具有预测功能,但是您真的需要它们吗?

3.确定成本
这是您评估的最大方面之一。总成本涉及许多因素。

首先是您要在云还是内部部署软件。通常,供应商仅提供云部署。但是,某些企业级产品,例如Microsoft Project和Jira,也具有自托​​管选项。

在大多数情况下,云定价基于使用订阅模型的每月用户数。如果选择本地部署,通常会根据用户数量支付固定费用,并且定价基于许可证。

供应商通常提供月度和年度计划,而后者更便宜。有些可能还需要最低限度的承诺。在权衡您正在考虑的解决方案的成本时,请牢记这些因素。

4.测试软件
任何产品在纸上听起来都不错。但是,除非您实际登录并开始浏览界面,否则您将不知道它的实际适用性。

因此,试用该软件是评估过程中至关重要的部分。许多供应商提供了免费试用版,因此您可以测试平台并查看它是否可以完成您需要的一切。

免费试用的时间长短取决于供应商,因此请确保您知道将有多少时间。几天使用该软件可以使您总体了解它是否可以长期运行。但是,如果您有几个星期或一个月的时间,它将使您熟悉所有元素的工作方式并执行各种可能发现缺点的任务。

由于有许多供应商提供免费试用,因此最好在过程中更早注册一些。

显然,没有任何一种点测试软件已经被淘汰。但是,如果有少数供应商,那么为什么不尝试它们呢?在不同系统上的一些实际经验可能会导致某些产品脱颖而出。

5.评估供应商
购买软件有点像结婚-您不仅在获取产品(您的配偶),而且也在获取供应商(姻亲)。与供应商建立牢固的关系将带来积极而引人入胜的体验。关系不好?您可能已经感受到紧张的冲刺。

就像没有通用的完美软件一样,并不是每个供应商都能很好地匹配。例如,如果您需要支持或培训,请寻找在这些方面不ski漏的供应商。

相关文章

联系我们

联系我们

029-88444144      

在线咨询: QQ交谈

邮箱: cnnwn@126.com

工作时间:周一至周五,9:00-17:30,节假日休息

返回顶部