商业智能RFP模板和指南

商业智能软件是功能强大而又复杂的技术。为您的业务选择最佳的BI平台需要大量的工作。至关重要的是,对选择过程(包括提案请求(RFP))进行良好的管理。您的商业智能RFP将为您自己,您的团队和您的管理层提供指导,以选择最能使您的公司受益的商业智能软件。

建立提案请求涉及仔细评估您的商业智能流程的当前状态以及改进这些流程所需的功能。准备好创建商业智能RFP时,我们建议您执行以下过程,以确保最有效地执行RFP。

什么是RFP?
征求建议书
如上所述,RFP是“征求建议书”的缩写。基本上,RFP是用于软件实施的计划,该计划将提交给高层管理人员以待批准。RFP会考虑您的预算,时间限制,所需的功能和实施目标,以全面了解采用新系统所涉及的所有因素。

编译所有这些元素以形成商务智能RFP的目的是在最后阶段为管理提供信息,但是RFP的构建过程也为创建者提供了启发。BI RFP的制定涉及与供应商联系并就您的要求进行对话。当您与潜在的供应商讨论业务需求时,您的对话可能会发现您最初并不了解的其他需求。供应商可能会提供您不了解的功能,或者与他们交谈可能会影响您最初在栅栏上看到的某些物品。

投标请求更多是一个涵盖所有方面的软件实施计划,但是在系统选择过程中,您可能还会创建其他更专门的请求。

索取资料
信息请求不像提议请求那么详细,通常是软件选择过程中的开始步骤。RFI更加广泛地要求供应商解释其产品的总体优势。RFI对于需要新系统但不了解解决方案的企业可能有用。信息请求通常包含对需求的解释,而对最有用的功能知之甚少。对于几乎不了解可用选项的企业而言,RFI通常是一个起点。

要求报价
标准建议书的另一种选择是报价请求(RFQ)。报价请求概述了选择新BI系统的所有后勤考虑。价格,部署选项和其他与基础架构相关的查询都包含在询价中,以及与功能无关的其他详细信息。发送询价单可以帮助您缩小供应商的范围,从而使BI软件的实施尽可能快速,无缝且经济实惠。

从供应商处收到的对BI RFQ的答复将详细列出在选择过程结束时将变得很重要的要素。报价请求要求供应商提供最终软件采用计划。

如何创建RFP
提案请求的核心是有关您的企业软件需求以及具有说服力的材料的信息,该材料用于获得管理层的批准以启动软件实施项目。

定义您的标准和要求
首先,构建和管理商务智能RFP的关键要素是定义您的需求。我们建议管理和协作您的BI需求,使所有参与其中的决策者能够列出并排列其关键需求。我们全面的BI RFP模板是一个很好的起点。

云部署,数据仓库,集成功能,报告和仪表板是BI的常用功能。您将要定义自己的特定需求,并根据所有利益相关者的意见对它们进行优先排序。

特别是对于商业智能软件,数据管理功能是选择供应商的主要组成部分。除了易用性和集成能力等标准功能外,BI软件购物者还必须强调寻找能够处理其系统将处理的数据量和数据类型的供应商。数据管理注意事项也与连接性有关。您需要找到一个可以连接到公司数据库,从第三方程序中提取数据并与当前数据基础结构无缝结合的供应商。

将需求导入正式文件中
建立并排序BI需求后,将它们集成到正式的商业智能建议中。创建具有专业外观的RFP文档,其中包括您的项目目标,组织简介和已概述的要求。这可以自己完成,也可以在RFP平台的帮助下完成。

RFP平台提供了辅助组织的好处。使用用于创建RFP的工具可以指导您完成该过程,并确保包括所有组件。

与目标供应商共享RFP
在准备好正式的BI RFP文档之后,您将要入围并提交给最有兴趣从中接收BI提案的供应商。入围包括对功能要求的评估,以及有关预算和实施计划的参数。基于这些因素,您可以缩小哪些供应商将是最适合您业务需求的解决方案,并通过简化的集成能力和客户支持来促进采用过程。

通过电子邮件发送商业智能RFP是最常见的。但是,RFP管理平台也是管理发送建议和收集供应商回复的一种选择。与RFP建立过程中一样,提案工具将维护所选供应商的组织,并帮助您在整个供应商联系过程中全神贯注。无论选择哪种方式,请确保包括所有您感兴趣的供应商。

查看RFP回应
与选定的商业智能供应商共享建议书后,您将开始收到这些供应商的答复。他们的回答将回答您有关可用功能,用户支持选项,价格,实施过程等方面的问题。根据他们的回复,您可以缩小候选清单的范围,并确定最适合您组织的供应商。

当供应商回复到达时,您可以在每个供应商回复您时对其进行回复,也可以等到每个人都与您联系。立即答复的好处是可以捕获所有附加的供应商问题。如果您没有立即抓住这些问题,而又等着先收集所有答案,则会延误选择过程。同样,等待列出所有响应的表格往往会导致偏见,这些偏见会对您为组织选择正确的BI平台产生负面影响。

进一步的步骤
查看所有答复后,您将希望与最符合您条件的BI供应商合作。如果您仍要在几个不同的供应商之间做出选择,那么下一步将包括获取演示(如果您在入围之前没有做过演示)和进行概念验证。概念证明本质上是商业智能软件完成特定任务的能力的证明。演示和概念证明都可以使您看到正在运行的软件。系统功能的实际示例将帮助您在日常工作中想象软件,从而有助于做出最终决定。

对供应商的演示和概念证明感到满意之后,您将转向定价,合同谈判和最终确定。您的候选清单很可能会缩小到最多三个供应商,而这些因素通常是选择软件的决定因素。对于软件购买者而言,价格可能会与众不同。供应商可以拥有您需要的所有功能,但是如果它不适合您的预算,则实施根本就不可行。

如果您此时已经选择了供应商,则这些决定是迈向采用的下一步。与您的供应商讨论与您的公司的合同选择,将最终确定实施细节。许多供应商会在软件安装过程中提供支持,并提供培训以使您的员工习惯使用该工具。您可以创建一个计划,将软件引入您的组织,并讨论供应商将如何协助该过程。

结论
运行商业智能RFP项目需要注意细节和耐心。我们建议使用平台来管理创建RFP的过程-您将节省完成RFP项目通常所需时间的50%。示例商务智能投标模板的帮助将帮助您在构建投标请求时保持井井有条。维护组织还可以帮助您确保RFP中包括所有必要元素。

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