ERP演示最佳实践,以减少供应商的困惑

为了缩小制造公司的ERP软件解决方案的选择范围,利用计划和预先考虑来减少供应商在各种ERP选项之间的混淆是有益的。由于公司在ERP发现和产品演示上花费了大量的时间和精力,因此建议进行有效的准备以提供最大的价值并减少搜索过程中供应商的模糊感。仔细规划您的ERP演示可确保满足您公司的需求,回答您的问题,并且所有要求的信息均可用,以帮助您对受过良好教育的ERP进行选择。

尽管对潜在的软件提供商进行分类似乎不胜枚举,但谨慎地进行处理有助于确保您选择适合您业务的ERP解决方案和/或供应商。不合适的安装可能会导致成本高昂且耗时,因此需要变通方法和自定义方式来弥补ERP的不足。通过系统地解决发现和演示阶段,您将获得有效比较和对比ERP解决方案以做出最佳决策所需的信息。

要做到这一点,要记住,尽管ERP软件供应商可以声称自己在所有领域都出类拔萃,但建议对其进行独立研究。在正确处理后,发现和ERP演示可帮助确定最适合您的业务的解决方案,并找出任何差距。

入门有用的提示
在开始ERP项目时,请务必记住ERP发现和演示过程非常耗时。虽然时间投资会根据每个公司的需求而有所不同,但建议与潜在供应商就最有效地分析ERP系统相关功能的时间表进行沟通。

在计划时,请考虑您团队的可用性以及供应商有效演示软件所需的时间。公司利益相关者的一致出席是必须的,在整个演示过程中要求部门负责人灵活安排时间。此外,为后续问题留出足够的时间,对特定功能的深入演示以及对相关信息的审查也很重要。

由于长期以来有多家供应商参与,因此有必要保留准确的注释,以确保关键点不会随着时间的流逝而丢失。使用可衡量的评分方法有助于管理期望并允许利益相关者提供有关其想法的反馈。特定的选择标准也应与所有公司评估人员和ERP供应商共享-包括特定的功能要求,预算,平台和选择团队确定的其他标准。请记住,您的组织利益相关者和部门负责人将最擅长评估哪些供应商最适合您公司的独特文化,要求和流程。

在分析多个供应商时,请记住比较“苹果与苹果”的重要性-确保供应商的软件解决方案的设计适合您公司的规模和类型。此外,请确保确保针对ERP演示的供应商有所了解,并了解您的需求以及建立供应商与客户关系的价值。最后,应从selection选项目的开始到结束进行公开对话,以确保解决所有领域。

关键最佳实践
以下最佳实践将帮助消除在审查多个供应商时可能出现的混乱,从而使您在最终选择ERP时更加清晰。

1.发现过程
在您开始发现时,该过程应解决组织需要ERP的原因以及它可以为您的公司带来的好处。您的业​​务中是否存在耗时或效率低下的关键流程?您是否使用诸如白板之类的手动方法来计划或笔和纸的库存盘点?

领导团队的成员应对每个部门的需求,公司所面临的挑战以及改善运营的必要功能进行认真而严格的检查。这些应该是您搜索可整体满足公司要求的ERP解决方案的基础。

为了客观地确定ERP供应商之间的差异并做出明智的决定,您需要一种方法来对供应商功能及其对运营的潜在影响进行排名。实现此目的的常用方法是利用提案请求(RFP),对您的关键需求进行优先级排序和评分,以便将功能与其他ERP解决方案进行比较。尽管不必使用RFP,但其方法可以提供明显的优势。

无论您是使用RFP还是选择放弃RFP,确定公司最重要的五到十项关键业务需求以及您的运营所独有的要求都是至关重要的。这些要求应清楚地传达给潜在的ERP供应商,以确保在演示阶段正确涵盖每个功能。对于要考虑的其他ERP软件供应商来说,保持透明是有益的,因为这提供了机会来突出突出使自己与竞争对手区分开来的功能。公司利益相关者应在整个过程中保持评估记分卡,以牢记ERP的期望,记录印象并评估软件功能。

在ERP演示发生之前,选择过程的重要部分是现场发现访问,其中包括对您设施的详细巡视,与关键部门利益相关者和选择委员会的会面,以及对5到10个关键需求的审查。 ERP解决方案。如果潜在的供应商对发现过程或访问您的工厂不感兴趣,则应谨慎行事,因为这对于传达您独特的制造和运营要求以及建立早期关系至关重要。发现访问提供了最佳的方法来传达您的组织正在寻找什么以及您对与之合作的供应商的期望,从而提供一种找到适合您公司的合适方法。

2.演示准备
理想情况下,将演示目标范围缩小到三个ERP供应商可以帮助消除供应商的模糊,并避免您不堪重负ERP选择团队。此简短列表应包括可以在您的价格范围内选择的供应商,提供您正在寻找的功能,针对公司的规模和范围而设计的供应商,并且在您的评估方法中得分很高。

根据请求,为潜在的供应商提供数据采样(例如,物料清单(BOM),配方,生产说明等),以使他们能够在交互式软件演示期间执行个性化交易。事先与供应商沟通,讨论您要解决的特定问题以及功能上的空白,因此可以在您的个性化演示中进行说明。在预定演示之前,还应提供问题清单,同时保留在演示过程中或在指定时间提出问题的权利,以确保涵盖所有领域。有必要在软件演示过程中进行详细记录,以有效评估供应商之间的差异,而又不会混淆每个软件的功能和唯一性。

3.演示
作为选择过程的关键部分,完整的ERP演示应带您完成公司生命中的每一天,详细描述订单输入,采购,物料单/配方管理,制造,质量控制,会计和其他与组织相关的功能。这种详细程度需要一定的时间投入,您的公司应该预留大约八个小时的时间来全面了解ERP的功能。此时间范围可以是一天八个小时,也可以分成两个四个小时,具体取决于最适合您组织的时间。请记住,每个供应商的格式都应该相同,以便于比较。

这个详细的软件演示为您的公司提供了比较和对比解决方案选项所需的信息-着重于组织的需求和对新ERP系统的期望。正确处理后,每个供应商将有效地展示其软件如何为您的运营工作,并强调其解决方案和经过认证的解决方案产品的优势。

4.事后评估
在ERP演示之后,selection选委员会应开会总结演示,确定要点,并编写演示后可能提出的其他问题。可以确定应该重复演示的一部分以作进一步解释-需要更多时间才能完成评估。完成任何必要的辅助演示后,团队应检查记分卡排名指示的软件性能和功能,以及您对供应商能力的总体看法。汇总所有材料后,甄选团队应掌握做出明智购买决定所需的信息,以便根据公司的独特文化,要求和流程进行正确的选择。

结论
在寻找ERP解决方案时,由于在整个过程中呈现的信息太多,供应商之间常常会出现混乱。通过在搜索的发现和产品演示部分中应用有效计划,开放式交流和标准化评分方法的最佳做法,可以最大程度地减少供应商的模糊,从而为您的公司做出最佳的ERP选择决策。

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