建立成功的商业智能策略

如果您曾经讨论过如何更好地了解流程,那么您可能听说过商业智能工具(也称为BI)。但是BI到底能做什么?有什么帮助?使用时如何确保自己为成功做好准备?本文旨在回答这些问题,以及有关如何建立成功的商业智能策略的更多问题。因此,让我们开始吧。

什么是商业智能?
商业智能(BI)是用于生成报告并对专有数据执行分析的各种软件子类别的较大笼统术语。它包括业务分析,大数据分析,嵌入式分析和企业报告,以及更多利基功能,例如网络分析,社交媒体智能等。

商业智能的目的是帮助您的组织制定数据驱动的商业决策。通过收集有关交易,客户人口统计,销售数量,潜在客户产生等方面的专有数据,您可以更好,更全面地了解您的业务运营。商业智能通过将指定的数据收集,组织和可视化为易于解释的图表或图形来实现此目的。

此数据收集还可以帮助用户做出准确的预测和预测。是否想知道冬季假期会影响多少季节性?如果您已经收集了几年数据,则可以使用BI根据历史数据生成当前和未来年份的模型。您可以推断出此过程以处理大量业务查询。

什么是商业智能策略?
因此,既然您知道商务智能需要什么,那么如何建立商务智能策略?软件实施或交付策略是管理人员为了准备,选择和开始使用新的商业软件平台而实施的计划。在开始选择软件之前,制定策略很重要。这将帮助您事先准备好计划,以指导您进行整个过程的每个步骤,并可以防止过程中的障碍。

商业智能策略涉及计划预算,合并利益相关者的意见,确定目标,选择软件并推出该软件。下一节将详细讨论如何具体实施商业智能策略。

重要性
为什么需要商业智能实施策略?您不能直接购买任何软件系统吗?好吧,是的,不是。从技术上讲,您可以购买市场上几乎所有的商业智能软件-大多数软件都提供了可以完成任务的强大的报告和分析功能。

话虽如此,确保您最适合自己的需求的唯一方法是制定战略计划,以选择,购买和实施BI软件。可以把它想象成是海上航行-您可以随身携带它并希望找到土地,或者可以随身携带详细的星图,生存率和救生筏。

组件
以下是您的商业智能策略应包括的步骤的快速细分:

获取利益相关者的意见
在执行BI战略中的任何其他步骤之前,您需要获得股东,员工,C-Suite等的投入。确定谁将使用该软件,您拥有哪种预算,该软件执行哪些任务。将需要执行以及您希望软件接管哪些特定工作负载。虽然永远不可能使每个人都开心,但尽可能地亲近会减少摩擦的可能性。

设定实施目标
实施商业智能软件是一项艰巨的任务,因此从一开始就了解您想要从软件中获得什么是很重要的。您需要问自己一系列针对性的问题,以缩小需求范围。您将收集什么数据?该数据存储在哪里?您希望从这些数据中获得什么见解?您的数据需要实时还是可以随时间汇总?您需要跟踪哪些KPI?谁将使用该软件?这些问题将帮助您确定所需的软件类型,范围有多广泛以及最终目标是什么。

建立预算
制定准确的预算是成功实施BI的关键。大多数BI平台都将定价保密,但是您通常可以在定价指南或评论中找到范围或起始成本。这些可以帮助您获得制定预算的标准。获得准确估计的唯一方法是直接向供应商索要报价。由于软件通常是按用户,每个模块定价的,因此在此步骤中,与您有兴趣合作的每个供应商都要求定价会很有帮助。

快乐的媒体也是这一步骤的关键。除非您真正需要它,否则您不希望购买包含所有风吹草动的最昂贵版本的软件解决方案。这不仅会使其价格过高,而且您可能也不会使用许多功能。同样,购买不足可能会导致开发不足的系统无法满足您的需求。计划预算时要保持现实和温和。

收集要求
要求是用于将系统与您的业务需求进行比较的条件列表。创建此列表时,请确保与将直接与该软件进行交互的用户打基础,因为他们通常最熟悉执行任务所需的功能。他们是否需要能够与组织内外的大量人员共享报告?他们是否需要详细的追溯功能?解决方案是否需要合并来自SQL,关系数据库和事务数据库的数据?确定您的需求是选择BI软件时至关重要的第一步。

此需求清单可以帮助您了解现有功能以及每个功能。然后,您可以使用我们的交互式需求模板来填写您的特定需求,然后将其提交给供应商以获取报价和演示。

比较供应商
确定您的需求还可以通过淘汰那些不提供所需功能或不能始终提供必要功能的供应商来帮助选择过程。您可以根据不同功能对它们的评价程度来比较不同的商业智能供应商。将此比较报告与评论和最终的演示相结合,将帮助您了解哪种解决方案最适合您的业务。

提交申报表
提交用于商业智能的RFP很容易-这是分步的BI RFP指南。收集完需求并从最后两个步骤缩小了供应商的范围之后,您将完全准备将正式的RFP提交到候选清单。通过请求供应商的建议,可以确保满足特定业务需求的准确报价,并开始与最终将提供BI解决方案的供应商建立个人关系。它还使您有机会非常清楚自己的需求,并获得供应商对各个平台的特性和功能的说明。

要求演示
现在,您可以在此阶段从候选供应商处请求试用或演示。试用该软件并查看它是否可以以用户友好的方式执行必要的任务,这是使您满意的系统的唯一肯定方法。它还可以帮助您直接确定该平台是否真正能够提供您要使用的功能。

计划用户培训
一旦选择了正确的系统,就可以计划培训计划了。通常,供应商会提供免费知识库,帮助文档,视频培训,常见问题解答,论坛,实时课程和现场研讨会的某种组合,以帮助您设置和熟悉该软件。这些产品因供应商而异,并且根据平台的不同,价格也不同,但它们是标准的。

提前确定您希望进行哪种培训,以便获得此培训的准确报价。阅读评论并与其他客户交谈是获取此信息的最佳方法-他们在订阅或许可证购买中获得了多少培训?他们觉得足够了吗?额外的培训费用将是多少?它是什么样的?这样,您将为实现期间的期望和供应商做好准备。

好处
商业智能本身提供了很多好处,但是在购买之前制定BI战略有很多好处。这里仅仅是少数:

省时间
首先,好的商业智能策略应该可以帮助您以最短,最流畅的方式选择,购买和实施软件解决方案。通过提前制定既定的计划,预算和培训大纲,您将节省时间,否则将花费时间来确定所有这些因素,或者更糟的是,更改它们以适应以后的需求。

存钱
BI策略可帮助您以多种方式节省资金。首先,确定要使用的确切功能是避免钱bell肿的系统system肿而省钱的主要方法之一。如上所述,您还可以通过减少在该过程上花费的时间来节省昂贵的劳动时间。为培训产品做准备(以及相关费用)将帮助您相应地进行预算,并减少不可预见的支出。

获得竞争优势
让我们直接举一个例子:假设有两家公司,公司A和公司B。这两个公司处于同一个行业,雇员人数相近,并且在全球可比地区的收入相同。两家公司都希望实现商业智能软件,但是公司A事先建立了交付策略,而公司B没有。

公司A将他们的确切要求带入了最能提供其关键功能的供应商名单。B公司仍在寻找所有可用的平台,以试图确定最适合他们的平台。接下来,公司A从其入围清单中获取演示和价格报价,以便他们可以将该系统用于试驾并确保它们满足要求。乙公司终于与几家评级最高的供应商取得联系,结果发现其中两个供应商超出了其价格范围,必须重新进行搜索。

公司A选择了一个平台,该平台可以满足他们的关键要求,并拥有令他们满意的用户界面,希望该界面在或至少接近其原始预算。公司B选择了看似最好的平台,但他们实际上并没有明确的说法。现在,公司A可以放心地开始其准备好的培训策略,而公司B则尝试使用供应商提供的任何培训资源来实施该软件。

至此,甲公司在其商业智能软件搜索中节省了时间,金钱和压力,而乙公司甚至可能无法正确实施该软件。交付策略可以最终改变一切。

挑战性
如果没有商业智能策略,您可能会遇到很多问题,因此应敦促您考虑实施一个策略。这里有一些需要避免的陷阱:

成功采用的机会减少
根据Gartner和Forbes的调查,在大多数行业中,BI的采用率仅为30%左右。如果您想避免成为外界的一员,那么预先计划的商业智能策略是成功采用的关键。正如您在公司A与公司B的思想实验中所看到的那样,公司B的失败风险要高得多,因为他们不知道他们选择的系统是否最终能够满足他们的要求。

超支的更高风险
同样,B公司比A公司更有可能超支,因为他们没有严格的计划。如果供应商告诉B公司,他们绝对需要在其仪表板上进行高级实时数据更新,则他们可能会盲目地同意。然后,如果他们不使用该功能,那将是毫无用处的资金陷阱,它会减慢系统速度并使其难以使用。虽然公司A肯定会成为同样问题的牺牲品,但是当您有一个严格计划明确使用哪些功能时,它的可能性就较小。随着业务的增长,您随时可以添加。

浪费时间
B公司陷入困境,不得不重新进行软件搜索,而A公司则系统地,顺利地进行了下去。制定明确的攻击计划始终是比在业务领域盲目向前迈进的更好的策略。

沮丧的员工
就像我之前说的,许多商业智能的采用都失败了。这主要是因为员工难以使用该系统。如果界面不友好,或者软件过于膨胀且难以导航,则员工当然不会使用它。这种挫败感导致无法成功使用和采用该软件,从而使您花钱进行培训或完全切换到其他系统。

结论
完善的商业智能策略是任何软件实施中的关键步骤。通过采用有意的BI策略进行软件选择过程,可以防止超支,节省时间和金钱,保持员工满意并获得竞争优势。该策略的关键要素包括需求收集,供应商比较,报价请求,演示请求,培训和预算。现在,您应该拥有自信地进行BI软件搜索所需的所有工具。

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