员工自助服务可以帮助您的公司的7种方法

人力资源部门–如果没有他们,您的公司将无法运作。但是,他们常常将时间花在平凡的管理任务上,而不是将其花在组织中的关键战略角色上。输入员工自助服务,这是HR软件的通用组件,它使员工可以自己处理与HR相关的任务,从而减少了HR专业人员的管理开销。请继续阅读,以获取有关此重要人力资源工具的完整细分。

什么是员工自助服务?
员工自助服务(ESS)也称为HR自助服务,是指由绝大多数HR解决方案提供的功能,该功能允许员工通过门户访问自己的文档和详细信息。ESS让员工对他们的发展和与工作相关的任务负责,否则人力资源部门必须负责,以节省您的时间和金钱。员工可以与其人力资源办公室进行交易,以检查薪酬和PTO请求,查看时间表,更新福利登记等等。许多解决方案都有一个提供自助服务的移动应用程序,因此用户可以远程完成任务。

不断发展的企业文化也要求人力资源系统也在不断发展。人力资源解决方案花了很长时间才能摆脱几十年来使用的分散,手动的流程。但是,人力资源领域正在迅速向生产力更高,效率更高的系统转变,而人力资源自助服务在这一进步中起着举足轻重的作用。

如今,世界各地的企业已成为全球生态系统和竞争舞台的一部分。品牌之间相互竞争,以维持客户忠诚度并提供最佳的产品和服务,同时寻求在内部提供相同水平的体验。关于员工的经历及其在推动公司成功中所起的关键作用,已经有很多说法。

员工自助服务有助于实现这一目标。ESS简化了一些最基本和最耗时的HR任务,为员工和经理们带来了许多好处。将信息整合到一个用户友好的界面中可以提高效率并帮助员工与组织目标保持一致。员工花费更少的时间寻找所需的信息,从而提高了生产率。此外,由于组织范围内的协调和沟通,员工满意度得到提高。

产品特点
现在,可以通过单个网关处理以前通过纸质交易或许多在线解决方案执行的各种HR操作。让我们看一些员工自助服务功能的示例。

时间和出勤
时间和出勤工具越来越被视为不仅仅是跟踪员工工作时间或遵守小时和工资法规的一种方法。还需要他们解决流动员工的需求,并利用它们来报告人工成本。借助可通过ESS访问的信息,员工能够监控自己的出勤情况并核实其工资处理时间。如果出现差异,员工可以要求更正。经理批准请求后,系统会自动更新出勤数据。

通过ESS门户和移动应用程序收集的数据使系统能够实时显示时间和出勤数据,允许用户从任何地方打入和冲出,并在员工进入加班或更改其出勤例行时提醒经理。员工可以登录并查看他们的工作时间表,检查时间卡或提出休假请求。

在线人力资源文档
人力资源自助服务使员工可以上传文档或更改个人数据。用户可以访问文档并方便地为每位员工组织记录。ESS还提供了一个中心位置来发布策略文档和更新。

福利报名
ESS通过使员工能够根据雇主提供的选项进行估计和选择,从而简化了开放式注册流程。员工具有浏览和选择福利计划,管理公开招生并为重大人生事件进行更改的能力,还可以调整退休投资计划,例如更改员工供款,设立贷款和提款。

工资单
为员工提供查看和打印薪水单的能力,减轻了打印和移交硬拷贝的人力资源负担,许多解决方案都提供直接存款以完全绕开物理记录。员工还可以更改预扣税额和扣除额。

警报和通知
人力资源,经理和员工可以收到有关班次变更,生日,即将到来的假期等的通知和警报。经理可以轻松地将频繁的班次变更通知员工,因此每个人都在同一页面上。

好处
提高员工满意度
今天的员工希望对自己的职业有更多的控制。通过让他们直接访问有关其任务,培训和晋升机会的信息,您可以使他们成为自己提高绩效的驾驶员。员工的控制权越强,他们花在询问内部计划上的时间就越少,他们被投资于公司的可能性就越大。

省时间
例行的人力资源管理任务会耗费人力资源团队或管理层的时间和精力,例如花费在生成替代工资单或发送福利更新上的时间,可以专门用于其他重要事情。ESS使公司可以将有关薪酬,政策和福利的关键信息快速分发给整个员工队伍。借助自助服务门户,人力资源可以专注于战略业务合作伙伴活动,新的培训计划,人才培养和其他计划。

一些人力资源平台包括内部信息知识库,员工可以在其中找到快速解答,而不必等待某人进行研究并为他们提供所需的信息。随着AI进入现场,它也开始在HR服务交付中扮演更重要的角色,提供以前手动任务的自动化。

确保数据准确性
在数据驱动的世界中,通过自助服务门户提供的BI工具将HR数据库变成了预测工具。您可以在组织内部寻找具有所需技能和经验的员工,以解决几乎任何项目。这使您可以更好地动员您的员工来满足快速变化的经济的需求。此外,员工具有更新其个人信息的能力,从而消除了数据输入错误,从而确保了输入到分析工具中的信息的准确性和最新性。

进行合规报告
EEO,FMLA和OSHA等政府法律法规要求有严格的报告要求。每个部门都具有实现目标,确定工作流瓶颈和提高绩效所需的信息。通过为经理提供与人事部门相同的信息访问权限,您可以使他们快速,轻松地生成内部报告,从而减少错误并避免罚款。大多数系统通常以适当的格式跟踪和处理报告并提供法律更新。

更快招募
您是否知道43%的新员工因工作不如预期而离职?营业额的成本令人难以置信,而由合适的人担任职位可能很耗时。Z世代不只是薪水。如果您想要找到一个不太可能离职的快乐的员工,则需要让候选人参与与他们息息相关的其他领域。

一种方法是在寻找人才时向内看,为现有员工提供在线工作机会,以便您可以利用内部员工来填补空缺。他们不仅更有可能申请工作,而且他们更有可能推荐合格的候选人。这可以帮助消除花费在简历上的时间和安排面试的时间。

管理费用
人力资源自助服务允许员工在线访问费用报告,并通过提供24/7的批准和报销来简化流程,包括张贴收据和在旅途中处理支出。

简化沟通
人力资源部门最关键的任务之一就是处理假期和PTO的要求,并维护正确的出勤记录。带有ESS的HR系统集中了团队,部门和公司范围内的沟通,使每个人都可以轻松地保持联系。

除了我们在前几节中介绍的内容之外,您还可以查明趋势,找出谁可以接班,并索取经验证明或新聘表等文件。这使得员工,经理和人力资源团队之间的沟通和透明度更加容易。

保持用户友好
用户采用的最重要因素是系统的易用性。一个过时,笨拙且令人困惑的HRM自助服务门户对您的工作造成的伤害大于帮助。寻找一个为门户网站提供简洁,直观的UI,合理的按钮放置和图标用法,熟悉的措辞以及明显的导航功能的系统。某些产品甚至具有一个平台内向导来指导用户进行各种功能,以便他们可以轻松地熟悉布局。

此外,大多数员工都不熟悉技术术语或要求背后的潜在复杂性。因此,最好找到一个只需要采取必要措施的平台。通过将财务,人力资源和IT等多种功能整合到一个统一的员工自助服务门户中,员工可以为任何支持或服务请求建立单一的联系点。

个性化
这对于提供愉快,一致的品牌体验至关重要。门户不仅应尽可能反映您组织的品牌,还应具有使每位员工的体验都独一无二的配置选项。

您可以通过评估过去的行为(例如请求的服务或工作功能)来建立相关性。例如,如果员工定期使用特定功能,则该功能应在选择列表中更显眼地显示。仅向特定受众(团队,个人)发出的定制学习路径和消息是创建个性化体验的其他几种方法。

始终跟进
端到端连接以及对服务请求的持续跟进,确保细节不会流失。员工应该能够使用门户查询请求的状态,查看计划的交付时间表并评估工作场景。完成请求后,集成的ESS平台可让您使用反馈表和自动调查来评估服务的质量。

创建意识
人们需要了解自助服务选项,并了解为什么要使用它。解释其实施背后的原因,预期目的及其带来的诸多好处。您还应该考虑员工的反馈,建议和想法,以帮助改善任何弱点。

建立平衡
尽管员工自助服务已成为惯例,但这并不能使其成为适用于任何情况或要求的“一刀切”的模式。这是一个结构化的过程,不需要特殊或连续的干预。尽管提供了许多优势,但它并不能完全取代人机交互。

这五项指导原则可以帮助您最大程度地实施员工自助服务。但是,每种情况都是唯一的。在考虑ESS战略时,获得成功的最佳选择是根据组织的方法和需求来更改和添加原则。

结论
借助HRIS自助服务,您可以将您的人力资源部门转变为一站式枢纽,从而使员工可以在HR着重于削减成本的措施(如减少营业额和加快上岗时间)方面指引自己的成功之路。您可以保持出色的数据质量,而无需增加人力资源预算的时间。让员工承担数据输入之类的任务可以提高人力资源生产率,并减少管理时间。

如果您要购买HRIS解决方案,我们已经准备了一个免费的,全面的需求模板,以帮助您管理HRIS选择过程并找到适合您的产品。

相关文章

联系我们

联系我们

029-88444144      

在线咨询: QQ交谈

邮箱: cnnwn@126.com

工作时间:周一至周五,9:00-17:30,节假日休息

返回顶部