构建最佳ERP RFP文档的8条技巧

如果您的公司需要新的ERP(企业资源计划)解决方案,那么没有比创建RFP(提案请求)更好的起点。本文档可以帮助您在较短的时间内将一长串潜在的供应商缩小到少数几个。您无需花费时间查看每个供应商并与许多不同的销售代表打交道,而是可以使用RFP文档进行内部查看,并更好地了解公司的需求。

从那里开始,记录它们以匹配最佳的ERP解决方案是RFP的目标。在此过程中,您甚至可能会发现需要改进的公司流程。如果有任何混淆或争论,您可以将其作为您希望供应商详细阐述的问题或不限成员名额的声明,放入RFP中,以获取一些外部意见。这里有八个要记住的关键提示,它们将帮助您为公司构建最佳的ERP RFP文档。

1.从您公司的背景开始
首先介绍有关您公司的详细信息,包括规模,收入,位置等(如果您愿意的话)。当您寻找与您相似的类型的引用时,它可以发挥作用。它还使ERP供应商了解这些数字,以帮助确定他们是否想抓住机会。
这里的关键是陈述您的工作,如何做,想要做的事情,您想做的事情,或者您想做和需要改进的地方。提供细节和细节,以帮助您更好地了解发送给您的公司。特别提及是否有未来的计划,以及找到可以与之一起发展的ERP,与找到适合现在的计划一样重要。

2.建立明确的时间表
首先,设置您希望收到回复的日期。给一两个星期应该足够了。如果供应商需要更多时间,将其延迟发送,或为无法填写的原因提供借口(例如,它不够详细或过于详细),那么重新考虑与他们开展业务可能是明智的。
其次,确定评估过程的时间表。从RFP的最初选择到下一轮演示,再到最后一轮或最终决定。这些不必一成不变,但进行有根据的猜测就足够了。
最后,制定购买后计划,以包括实施和培训的理想时间,尽管这可能会改变。这样做是为了确保高水平的描述和更长的时间间隔不会再次伤害您(即使不准确的话)。关键是要保留一些东西以备将来参考。

3.设定明确的预算
ERP软件通常需要三项费用。首先是每个许可证的初始成本,其次是软件的初始实施成本,最后是通常每年的系统维护成本。通常,公司会将初始费用的预算设置为X,然后将正在进行的活动推迟到以后。
看看公司的现金流,看看最高额是多少,预算略低以尝试将其限制在一个舒适的价格上,这并没有什么坏处。购买ERP,成本往往会上升,而不是下降。同样,要警惕任何ERP,其持续成本要比其竞争对手高得多。

4.列出最终选择的准确标准
尽管您仍有几个阶段需要完成,但是一开始就将头等大事列为ERP提供商和您自己的关键。如果ERP供应商适合您的大多数需求,但不适合关键条件,那么他们很可能会在不知情的情况下辍学,不想浪费时间。
如果归根结底,那么根据最重要的事情做出最终决定将是一个不错的决定。人们容易陷入困境,但是牢记这一标准将帮助您做出最佳选择。

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