什么是文件管理软件?

ERP软件是当今高效制造业务的基础。然而,ERP在推动下一代生产力的同时,会产生大量的信息,这些信息可以体现在纸上。

诀窍是确保信息激增为您的业务增添力量,而不是使其不知所措。幸运的是,如果您的ERP平台预先集成了一个鲜为人知的称为文档管理软件的模块,那么您已经了解了。

“什么?” 您可能会问…

文件管理,解释
简而言之,文档管理软件使您可以轻松捕获,查找和共享所需的关键业务文档和文件。

该软件不仅可以自动存档文件和文档,还可以对ERP平台范围内外的所有类型的信息进行分类和链接。

您可以存档和链接的文件仅包括PDF,Word文档,Excel电子表格,文本文件,电子邮件,PowerPoint,照片,bmp,jpg,png,gif和tif文件,CAD文件,音频,视频和多媒体文件,以及更多。

设计用于支持电子工作流程的文档管理软件通常被视为帮助企业“无纸化”的解决方案。但是也许更重要的是,它为利用和增强ERP的功能提供了高效的基础。

为什么同时使用文档管理和ERP?
当您的企业已经拥有ERP系统时,为什么需要文件管理软件?好问题。因为您的许多信息都是以非结构化文档或文件的形式存储的,所以这些文档或文件不容易转换为结构化ERP数据。

大多数ERP文档管理功能都是非常非常基础的。他们通常不会考虑或链接到ERP系统范围之外的任何事物。

这意味着您将没有功能和带宽来管理当今企业所产生的信息的数量,种类和复杂性……就像拥有由小型割草机引擎(带有可选的覆盖附件)驱动的NASCAR一样。

相反,使用预集成的文档管理软件,您将能够将整个企业中来源中的所有类型的表单,文件和文档归为一个可搜索的组,甚至是与ERP中没有任何关系的文档(I’敢打赌你也和那些人搏斗)。

这意味着关键业务文档不再在网络空间中漂浮,丢失在网络中的某个目录中,陷在孤岛中或埋在纸质文件中。另外,您将能够在几秒钟内找到重要的相关信息和上下文文档。

在现实生活中如何运作?
以应收帐款和应付帐款为例。假设您正在寻找外包机器零件的文件以准备发票。

您的文档管理软件将允许您查看该零件的供应商估计,内部批准,采购订单,变更单,交货证明,供应商发票和税务信息。您也可以快速查看已付支票,对帐单或供应商折扣条款的副本。

那仅仅是开始。您还可以链接供应商的保险证明,保密协议,工作说明,CAD工程图,材料规格,质量/检查报告,进出口文件或运输和货运信息。

根据您选择的构建链接逻辑的方式,即使您正在阿拉斯加度假,也可以在几秒钟内访问大量令人难以置信的必需信息:ISO审核的最新支持数据……经授权的注释支出有疑问…或最后维修刚刚停机的机器的技术支持专家的姓名。

除了管理不断增加的信息浪潮,文档管理软件还可以通过以下7种关键方式将ERP的性能转变为HyperDrive:

自动化的保留和归档
只需很少或不费吹灰之力,该软件即可捕获并存档大多数文档和文件,因此不会出现“遗漏”,“丢失的文档”和完整版本。可以根据您的业务需求定制保留策略。
文件压缩
电子文件可以压缩到其原始大小的20%,从而可以在少至70个的存储空间中存储一百万或更多的文档。
快速找到它-真正快速的
查看器可以搜索数百万个文档,并在几秒钟内找到所需内容。在自己的桌子上。任何时间。快就是好。
从任何地方查看
通过该软件提交的文档几乎可以在您可以使用设备的任何地方使用多种浏览器(包括PC,Android或基于Apple的平台)进行查看。
强大的安全保护,灾难(和未来)证明
文件可以独立于您的ERP系统存储,从而创建一个中央,可扩展的存储库。您将能够以电子形式保护重要资产,以防洪水,火灾,飓风或其他灾难。也许不是来自僵尸启示录,但谁能做到?
控制谁可以看到什么(和多少)
一个强大的管理系统与一个简单的工作流引擎相结合,可以控制谁可以查看,共享,链接文档,添加注释和/或批准文件,从而实现基于规则的无纸化工作流。易于监视和管理。
防止错误和篡改
严格的修订控制与防弹安全措施相结合,意味着原始文档不会被意外(或故意)覆盖。您将立即能够识别最新批准的版本。

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