7种高效ERP合同谈判的习惯

大多数项目团队都知道,ERP合同谈判是组织将经历的最复杂的活动之一。这些协议的规模取决于范围的扩大,战略重要性和选择范围。进一步加剧了挑战– ERP软件的定价非常复杂。大多数公司尚未制定或协商此类协议,并且缺乏有效工作的信心或经验。

很少有项目团队了解所有组件的整体或完全了解各个供应商在制定最终协议时所具有的灵活性。

为了提高效率,我们建议一种ERP合同谈判的战略方法。该方法必须解决特定的ERP项目,以确保组织不会为软件支付过多的费用,购买正确的软件组件,并且在与新的ERP合作伙伴的安排中保护公司。

ERP合同谈判的复杂性
作为ERP合同谈判复杂性的一个示例,请考虑ERP合同中需要谈判的多个项目。当然,这包括软件价格和合同以及年度维护价格和合同详细信息。该实现可以是与软件之后与不同方的单独协商。考虑企业软件实施 供应商专业服务的价格和协议,以及实施供应商的工作说明。很容易就有6份法律文件需要用红线标出并进行谈判

在考虑云解决方案时,由于合同是新合同,因此复杂性会进一步加重,并应考虑SLA(服务水平协议),续订等。在内部解决方案中存在很长时间了,它们的语言和客户与客户之间的症结所在供应商很好理解。云产品的合同条款在不断变化,每个供应商对法律条款和交付方式(例如,多租户与托管)都有自己独特的看法。

进一步的复杂性
定价并不像团队想象的那么简单。将与模块,用户或应用程序有关的谈判与与战略长期协议有关的谈判,或对未来和合同其他关键组成部分的任何保护,都考虑在内。较大的一级供应商按命名用户定价,二级和三级供应商定价,大多数情况下按并发用户定价。

确保购买正确数量的用户是最重要的决定之一。如果您购买过多,就无法退还。而且,如果您购买不足,可能会影响您从供应商处获得的折扣(交易越大,折扣越大)。完全实施后,购买价格要比您实际需要的价格低5%到10%,并确保3年的价格锁定,以便在确定您的实际需求(上线后)时能够满足您的需求。供应商将永远卖给您更多!维护和支持费用可能以清单形式列出,也可能以折扣价形式列出(五年后这个数字很大)。考虑每年协商支持费,或提前三年购买以获得折扣。

由于这些谈判考虑因素的范围以及更多其他因素,在ERP合同谈判期间,团队如何才能最好地管理扩张范围,战略重要性和选择范围?与每个供应商/软件组合需要协商的三套事情。

该软件的价格和该软件的年度维护费用,以及任何托管费用。
软件合同,即软件许可协议(也称为SLA)。
实施合同,通常是一份SOW(工作说明书),其中包括报价(小时和美元)和一份MSA(主服务协议),该协议管辖所有当前和将来的SOW(法律条款)。
7种高效ERP合同谈判的习惯
虽然不是详尽的清单,但以下总结了高效ERP合同谈判的7个习惯。确定以下7种习惯时,请牢记以上三组。根据主题,您可能会有略有不同的答案。

1)设立最佳团队:为合同谈判建立点对点人员,并指示其他团队成员不要与任何供应商讨论任何细节。了解在最终合同中进行谈判需要讨论的多个问题,因此聘请可信赖的顾问来指导您解决各种可能性是明智的。以下阶段需要合适的团队:

建立谈判目标和策略(谁在收集信息,谁是执行者)
比较出价(软件和服务价格)
协助合同审核(法律和主要业务负责人)协助谈判(所有三个项目同时谈判,软件价格,软件合同和实施合同/价格)。
2)了解供应商:尽管每个项目都是唯一的,但与最佳数量的供应商进行谈判是明智的。确保您拥有合适数量的决赛入围者,以提高您的杠杆作用(首选两家竞争性供应商,三家还可以,四家过多,如果只有一家,则您失去了杠杆作用)。

3)关注总体拥有成本:软件许可并不是唯一要考虑的价格点。了解所有成本–包括任何年费(五年内查看),数据转换,集成,增强,您对IT支持(而不是我在云中),中间件软件和附加功能(例如Forecasting或CRM)的需求)–在做出任何决定之前。

4)考虑最佳时机:时机就是一切。在计划ERP合同谈判阶段时,必须了解最终供应商的年末日期和季度末日期。

5)考虑付款条件:为了获得可承受的现金流,卖方可以提供比公司通过自己的融资渠道获得的资金更优惠的融资选择。允许更长的付款期限并授予许可可能更有益。购买云解决方案时,如果您承诺提前数年(每年付款),则可能会获得更好的折扣。总体而言,在走许可路线时,目标是在当前和将来都获得正确的价格点。如果您过度协商许可,则供应商在未来几年内将不太愿意提供价格保护(锁定3年的折扣以购买更多软件)。

6)评估详细信息:您需要确保所购买的是演示的,所需的,并且在访问此关键功能时所购买的用户许可的类型没有限制。ERP供应商可能会展示一些浮华的功能,但随后将其从最终提案中排除,以最大程度地降低成本。相反,可以包括最初或完全不需要的其他应用程序。此外,我们建议项目团队仔细检查各个用户数量以及最终的ERP应用程序占用空间。诸如此类的详细信息可能会成败ERP合同谈判。

7)巡回法律团队:一旦这些领域被彻底覆盖,最好的做法是在执行合同之前进行最终法律审查。

ERP合同谈判的后续步骤
与您选择的ERP软件 供应商达成协议 可能是一项具有挑战性的提议,尽管这是选择ERP时的关键任务之一。

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