自动化ERP的好处

纸质文件。他们无处不在。堆放在您的办公桌上,堆放在抽屉中,堆放在柜子中,用纸夹好,贴上便笺纸,进行扫描和邮寄。看来您无法逃脱那些繁华的文书工作。

大量的文书工作可能会阻止业务流程高效运行。发票付款延迟,错误是由手动数据输入引起的,文档丢失,并且谁知道该采购订单发生了什么。

纸在办公室周围造成了严重破坏,以下是证明这一事实的事实:

根据Prism International的一项研究,平均有2%至7%的文件被误提交,导致每份文件的处理成本为120美元。高管及其员工每年花费150个小时来查找这些放错位置的文件。

这些统计数据恰恰证明了这一点,就是纸张对办公室无济于事。但是,这些令人恐惧的统计数据有一线希望。The Aberdeen Group,IOMA和PayStream Advisors等组织的研究表明,在具有文档管理和工作流解决方案的Microsoft Dynamics等使ERP解决方案自动化的公司中,生产率提高了82%。

这是使您的ERP解决方案自动化的一些好处:

无纸化选择:许多公司发现通过消除AP和/或AR部门的纸张,节省了时间和金钱。累积过多的纸张非常昂贵,会造成混乱,并可能由于丢失,错放或错误阅读文档而导致犯错。无纸化ERP解决方案通过以电子方式存储所有内容,消除了文书工作的麻烦,使发票,采购订单和其他文档的管理更加安全,更省时。
真实示例:一家药房连锁店发现由于即将进行的合并而需要实施无纸化ERP。尽管规模扩大了一倍,但他们还是能够在合并后的新AP部门实现100%无纸化。这样,由于处理文档所需的时间减少了,因此他们能够保留与合并前相同数量的AP员工,从而节省了资金。

提高生产率:每个公司都希望提高生产率,特别是在发票处理方面。无纸化ERP解决方案可以消除手工数据输入和业务流程自动化,从而帮助公司更及时地管理更多文档。这意味着可以在更少的时间内完成更多工作。
真实示例:一家钢铁分销公司报告说,在实施无纸化ERP解决方案后,他们能够处理的发票数量增加了20%。此外,他们将RNI的每日报告从800万美元减少到100万美元,证明了在自动化ERP的帮助下,生产率得以提高,并且公司每天可以完成更多工作。

更高的准确性:手动输入数据可能会导致公司出现许多错误。自动化的流程限制了您需要进行键入操作并以电子方式管理其余部分的键入操作的数量,从而降低了打字错误和手写误读的风险。
真实示例:一家公司选择集成文档管理解决方案以使他们的ERP系统自动化,并发现准确性大大提高。该公司有12个总部外办事处,通常很难跟踪哪个办事处和哪个会计师有发票,以及发票的金额。在他们使发票流程自动化之后,所有发票都被扫描并以电子方式存储,以供所有人查看。这使审计工作更加轻松,并使其应付帐款部门更加准确。

节省成本:通过减少纸张和简化AP部门的业务流程,节省成本是自动化ERP解决方案的保证收益。发票更有可能按时支付,较少的纸质文档需要打印,传真和归档在昂贵的文件夹和文件柜中。此外,由手动数据输入引起的错误数量将减少,并且程序将变得更加准确,这意味着您的口袋里有了更多的钱,而滞纳金,额外的人员配备和试图纠正错误的钱更少了。
真实示例:一家医院通过将主机计算机生成的报告,个人计算机上生成的文档以及成像文件存储在集成的电子报告管理(ERM)系统上,每年可以节省100,000美元。医院大大减少了缩微胶卷,打印和分发这些文件的费用,同时将访问它们所需的时间减少到仅几秒钟。

及时付款:当发票堆放在员工的办公桌上时,没有迹象表明何时需要付款,导致付款延迟。无纸化ERP可以帮助您的办公室保持井井有条,以确保按时付款并确保发票由适当的人员批准。
实际示例:多个地点的银行在其ERP中使用了文档管理解决方案,现在可以在其中央地点接收所有发票。由于发票是通过ERP(www.xberp.cn)进行电子处理的,因此他们可以查看哪些发票具有优先权,需要立即付款。每张发票都有一条路径,并且已经建立了批准流程,因此发票程序对所有分支机构都更加透明。

实时可见性:在文件柜中搜索一个特定的文档可能需要花费半天的时间。要筛选的纸张太多,您肯定会浪费数小时的宝贵工作时间。无纸化ERP解决方案不仅有助于消除纸张,而且可以确保您不在工作日中寻找可以通过单击鼠标轻松查找的答案。实时结果意味着无论您身在何处,问题的答案和文档的可视性都唾手可得。
真实示例:一家大型食品生产商和分销商实施了无纸化ERP,并发现员工不再需要寻找那些难以捉摸的纸质文件副本。无论是在办公室,野外还是在家中,他们都拥有在计算机上直接回答问题所需的全部资源。

走向绿色:这些天,每个人都在寻找一种更加环保的方法。无纸化ERP的优势在于减少了纸张,从而减少了浪费。通过保持文件的电子化组织,减少了用纸包装文件柜的需要。
真实示例:一家广播公司希望通过无纸化ERP来补充其绿色公司文化,以帮助减少其环境足迹。该公司为员工提供了节能的激励措施,但是当他们的无纸化文档管理解决方案与他们的ERP集成在一起时,整个公司就收到了许多激励措施。

我们无法与这些现实中的公司争辩,这些公司已经获得了自动化ERP解决方案的好处。在节省成本和对环境产生积极影响之间,自动化造纸过程已被证明对任何行业的任何企业都是宝贵的资产。

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