八种管理供应商关系的方法

无论您的企业是与几个供应商合作,还是与数百个供应商合作,与供应商建立牢固的关系都会使所有人受益。

以产品负责人的经验,我发现有效地管理这些关系可以帮助您控制成本,与可信赖的供应商合作并简化业务运营。

这是我的八个技巧,可帮助您确保与供应商(www.xberp.cn)的积极往来。

1.与您信任的供应商合作
供应商是帮助您实现业务目标的关键,因此您应将其视为战略合作伙伴,而不是底线。重要的是要确保您的合作伙伴值得信赖,这样您的业务就不会承受不必要的成本或风险。错误填写的发票会浪费时间。监管不合规和过期保险使公司面临风险。彻底的犯罪活动消除了您的采购团队为获得业务成功所需的商品而付出的辛勤工作。

审核供应商发票与审核供应商实体同等重要。确保通过与在线资源和公共数据库进行交叉核对来检查您的供应商的名称,以确保它们不参与犯罪活动或不在联邦政府的禁止名单中,并检查以确保它们不是外国国有企业。

2.检查供应商的可交付成果
会发生错误,即使是最尽职的供应商也可能会意外开具重复或不正确的发票。是否设置了应付帐款系统来标记潜在的错误?回到供应商那里修理不正确的发票或回扣错误的支出会浪费您的财务团队本来可以用于更好目的的时间。它还剥夺了您现在可能需要的现金。重要的是选择能够证明文件准确的供应商。

如果供应商经常犯错误,那么断开关系以减轻风险可能是最好的选择。

3.按时付款给您的供应商
加强供应商关系的最佳方法之一是最简单的方法之一:按时付款。通过获取收据的证据以确保付款到期日和条件正确并反映商定的合同,来主动防止逾期付款。

4.检查供应商对合同承诺和SLA的承诺
尽管与供应商在合同中进行了很多谈判,但很少监控和衡量供应商的义务,可交付成果和SLA。要非常清楚如何实现这一目标。

开放的沟通渠道对于维持牢固的供应商关系大有帮助。大多数供应商都想做正确的事,并确保您对他们的产品或服务感到满意,因为他们知道信誉取决于信誉。而且,当不可避免的错误发生时,大多数供应商都希望尽快纠正它们,但是除非您一开始就知道错误,否则他们将无法做到这一点。

由于整个企业中发生了如此多的事情,因此很难核对运入的货物,而且三向匹配有其局限性。考虑使用可以实时识别运输单据或发票上的内容并将其与合同管理或ERP等企业系统匹配的AI,以验证交付的准确性。

5.监视工作活动
服务可能比小部件更难验证,尤其是当许多供应商使用承包商,临时工和顾问来提供服务时。您如何验证供应商是否正在履行他们要求发票的工作任务和工作时间?

出勤跟踪软件和考勤卡管理系统可以帮助跟踪承包商的工作时间。某些公司使用软件来监视用户活动,以便跟踪工人的生产率水平和已完成的任务。

请注意,工作监控活动在构建生产性工作流程中起着不可或缺的作用。通过围绕监控活动和工人隐私建立清晰的行为准则,从长远来看,公司和承包商都可以从高效运营中受益。

6.确保供应商保险政策是最新的
供应商的保险单可保护您的组织免受责任和风险。随着您的业务变得越来越复杂,工作节奏越来越快,跟踪不同责任领域的覆盖范围可能会变得更加困难。企业应遵循的最佳实践之一是获得保险证书,以确保正确执行基本细节,例如保单生效日期,承保范围,保单状态和限额。

人工智能解决方案还可以帮助提取和理解合同中的各种保险要求和到期日期。人工智能可以验证政策是最新的并且满足您的覆盖标准;它还可以在保险单证即将到期时提醒您,以便您可以与承包商合作,在进行更多工作之前准备好文书工作。

7.简化重新谈判
大多数供应商都希望有重复的业务并与您一起重新谈判对双方都更有利的条款。通过遵守合同续订和条款,使您的业务处于更强的谈判地位。确保您了解合同条款,并在续订期间密切关注任何节省成本的机会,例如批量折扣和基于绩效的定价。

跟踪合同的到期日期,以便您有足够的时间续订,重新谈判更好的条款或考虑其他供应商。掌握了所有数据后,您可以做出更明智的决策,更好地了解如何最大程度地提高业务效率。

8.利用技术
简化的合同和发票管理使企业和供应商受益。通过从耗时,容易出错的手动流程过渡到自动化流程,您可以避免错误,更好地管理付款并确保遵守合同条款和相关法规。

借助AI,即使您必须管理数千个合同并每月批准更多的发票,您也可以在企业范围内完成所有这些工作。下次您重新考虑如何处理企业当前的供应商关系时,请考虑以下提示。

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