如何在财务和会计中充分利用RPA

一个调查由美国管理会计师协会(IMA)751名金融专业人士发现,平均而言,大约需要七天才能完成财政期间结束进程和三分之二的受访者表示,他们严重依赖电子表格。考虑到这会增加在财务报表上花费的时间以及结果不准确的风险,因此您可能已开始实施机器人流程自动化(RPA)以补充和扩充人工。

从历史上看,财务团队的职责包括许多高度手动和时间密集的流程,例如帐户对帐和手动日记帐分录。当您开始使用RPA系统时,软件“机器人”将执行这些任务,从而使他们的财务团队腾出更多精力来进行更多分析任务。

因此,当您实施RPA时,如何充分利用RPA,从而最大程度地发挥团队价值?

财务和会计价值链中的自动化潜力

您想充分利用财务功能中的自动化功能吗?要使用它以发挥自己的优势,您可能要开始:

•财务结算:将数据从多个来源过帐到子分类账。

•风险管理:结合组织系统中过去和现在的交易数据来标记潜在的欺诈活动。

•报告:汇总来自电子邮件,组织系统和数据库等各种来源的数据,并根据标准规则自动生成报告。

•付款处理:自动进行付款前和付款后的验证和核对,通知例外,监视和识别潜在的重复付款,并自动将待处理的付款请求转移到暂记帐户中以禁止提款。

•托收:自动收款和过帐付款,发送催款信,创建提醒报告和要呼叫的客户短名单,以及自动将工作分配给托收人。

财务和会计中的RPA用例

这是公司从发票处理和ERP集成系统中获得最大收益的一种方式的真实示例。

挑战:发票处理和ERP集成

我们熟悉的一家公司有一个应付账款团队,他们手工处理通过电子邮件收到的成千上万张发票,然后每月将其过帐到其企业资源计划(ERP)系统。由于该公司与2,000多家供应商打交道,并且每个供应商都有自己的发票模板,因此该流程需要具有丰富经验的分析人员来提取,处理和过帐发票。

解决方案:结合了智能光学字符识别(OCR)工具和预先训练的机器学习模型,创建了一个机器人,用公司ERP系统中提取的数据填充所有字段。它还处理了所有业务逻辑,例如发送后续电子邮件和归档发票。

结果:实施机器人的使用可以使总体工作量减少60%,发票数据提取成功率超过90%。

为何有效: 由于发票处理量大且具有人工重复性,因此它是RPA的合适候选人。尽管RPA是适用于各种系统的出色集成解决方案,但该特定用例还利用了围绕OCR和机器学习的更多高级功能。

RPA无法使用的财务功能任务

RPA不是万能药,而是仅在某些情况下适用的工具。

不适合RPA的财务任务包括:

•复杂的财务任务,例如对收购目标进行尽职调查,寻找最低的资金成本或分配投资组合

•需要重大决策的一切

•任何不经常发生的事情(例如,每年一次)或频率不确定的事情

•流程过于复杂

•错误的流程(首先改善或优化!)

尽管RPA不能完全解决所有业务流程问题,但它可以使您的许多财务和会计流程更加高效。

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